3 Grandes etapas en la organización de un evento exitoso

Fases de desarrollo de un evento exitoso

3 Grandes etapas en la organización de un evento exitoso

Fases de desarrollo de un evento de éxito

El origen de la organización de eventos viene determinado, por la búsqueda constante, por parte de las empresas, de nuevas herramientas para comunicarse con sus públicos. Nace y evoluciona para dar respuesta a las necesidades de diferenciación de productos, y a la de transmitir mensajes cada vez efectivos.

En los últimos años, se ha experimentado un importante desarrollo de la organización de eventos dentro de la estrategia de comunicación de marketing de las empresas. Esta tendencia está relacionada con el hecho de que ha demostrado ser una herramienta eficaz, capaz de aportar valor dentro de la estrategia de comunicación de marketing de las empresas.

Los eventos son considerados una herramienta de marketing utilizadas por las organizaciones públicas y privadas para promocionar su imagen productos, trabajos de investigación, capaces de aportar valor a las marcas a partir de la relación experiencial con ellas.

“Un evento es el término genérico que designa a cualquier tipo de reunión profesional de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los participantes”. (Maure, G., 2007).

La realización de un evento, contrariamente a los que se pueda pensar, requiere grandes esfuerzos de organización para todos los agentes involucrados.

El lanzamiento por parte de una empresa de un proyecto de evento para potenciar un tema concreto conlleva la elaboración de un plan en el que se incluyen diferentes programas que se desarrollan para lograr este objetivo.

La gestión de eventos implica un ciclo de actividades que comprende la programación, financiación, producción y comunicación del evento que se desarrollan durante todo el proceso de diseño y planificación, organización, ejecución y evaluación.

Fases de desarrollo de un evento

Se pueden distinguir tres etapas importantes en la organización y ejecución de un evento. Una fase previa al evento, una segunda fase que comprende en desarrollo del evento en sí, y la tercera.

Pre-evento

En esta primera fase las entidades organizadora y propietaria acuerdan los objetivos del evento, estrategias, fines, actividades, así como los resultados esperados, el cronograma y el presupuesto disponible.

En esta fase se establecen los objetivos, estrategias, fines y tareas que se deben realizar durante todo el proceso, así mismo se determinan las necesidades y expectativas de los posibles asistentes. Se establece un cronograma de actividades a realizar y los responsables y tiempo de ejecución de las mismas. Una vez definida toda la operatividad del evento, se decidirán los recursos necesarios para su ejecución. Esta fase se denomina diseño.

En esta etapa de Pre-evento (Planificación-Organización) comprende siete (7) tareas y actividades.

Tareas y actividades del pre-evento:
1. Elección del comité organizador
2. Elección de las fechas de realización de cada fase y de su duración.
3. Elección de la sede.
4. Diseño del programa del evento
5. Diseño del programa social y de acompañante.
6. Planificación temporal.
7. Elaboración del presupuesto

Una vez aprobado por parte de comité organizador el diseño y planificación del proyecto y el presupuesto, comienza la fase operativa del pre-evento.

Evento (ejecución)

Esta fase comprende todos los trabajos concernientes con la producción del evento, corresponde a la consecución de la planificación del evento.

En esta fase del evento están implícitas las tareas que se planificaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Consiste en coordinar tanto el equipo técnico como el humano para que las actividades del evento se desarrollen de forma correcta.

Comprende como mínimo las siguientes actividades:

  1. Contacto con proveedores de servicios: hoteles, restaurantes, traslados, visitas, etc., al objeto de confirmar los servicios.
  2. Envío de las “rooming list” a los establecimientos hoteleros.
  3. Documentación y “merchandising” que se entregara a los asistentes.
  4. Montaje de stands, en el caso de exposiciones, se realizará el montaje de los “stands” durante los días previos a la celebración del evento.
  5. Montaje de sala, en el caso de charlas, ponencias, conferencias, etc., será necesario.
  6. Señalización de la sede: Se señalizará e indiciará la sede, aeropuertos, estaciones, hoteles, salas, etc.
  7. Reunión del comité: Tanto los comités como los distintos equipos de trabajo, se reunirán para cerrar detalles, a objeto de conocer las funciones de cada uno durante el evento.
  8. Ensayo general: Veinticuatro horas antes de iniciar el evento, se hará un ensayo general con todos los empleados.
  9. Control de desarrollo del evento: Durante el evento, desde la recepción de los participantes hasta su finalización, se realizarán controles constantes para comprobar que el desarrollo es el correcto.
  10. Control de calidad: Finalmente se hará un control de la calidad mediante estándares y encuestas de satisfacción a los asistentes, ponentes y empleados.

Post evento (Evaluación y seguimiento)

Una vez finalizado el evento se realizan una serie de actividades de cierre, para evaluar el evento, para ello, deben considerase indicadores de calidad, como evidencia de los resultados.

En esta fase se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:

  1. Las actividades de seguimiento.
  2. La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

Después del evento

Dentro de las actividades de cierre para analizar si el evento se ha desarrollado según lo previsto y para comprobar si los resultados obtenidos se ajustan a los objetivos planteados.

  1. Tareas y actividades en el Post evento (desmontaje y cierre)
  2. Recogida del material del evento.
  3. Celebrado el evento se procede a recoger todo el material del evento: stands, documentación, equipos, mobiliarios, etc.
  4. Desmontaje de stands y salas. Se desmota los stands y las salas utilizadas.
  5. Reunión con el equipo de trabajo y agradecimiento, a todo los que han contribuido a su desarrollo, así como a los ponentes y asistentes.
  6. Se evalúan los estándares de calidad.
  7. Evaluación de cronogramas, timings, y check list.
  8. Evaluación de las encuestas de satisfacción.
  9. Se formula el estado de cuentas y pago de proveedores, personal contratado.
  10. Informe final del evento. Se deberá elaborar un informe en el que se analiza el impacto del evento, así como los resultados finales, haciendo se públicas las conclusiones.

En definitiva, a la hora de planificar y producir un evento, tan importante es el contenido del mismo, como la gestión de este, que comprende un ciclo de actividades referentes a la programación, financiación, producción y comunicación del evento que se desarrollan durante todo el proceso de diseño y planificación, organización, celebración y seguimiento, así como el desmontaje y cierre de un evento y que favorecen su éxito.

Para finalizar hemos añadido una infografía desarrollada por Prefence Plus, sobre algunas claves para la organización de un evento exitoso, esperamos sea de utlidad.

Cómo organizar un evento de éxito #infografía #infographic #marketing

Cómo organizar un evento de éxito

Cómo organizar un evento de éxito #infografia #infographic by Preference Plus

Quizás pueda interesarte

Curso online Creación de Viajes Combinados y Eventos
Fuentes:
Ocaña Inmaculada. 2014. La gestión de eventos y productos turísticos.
Inhobe | http://www.ihobe.eus | Fases de un evento.


 

Sin comentarios

Publicar un comentario

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies