10 aspectos a tener en cuenta la hora de organizar un evento

10 aspectos a tener en cuenta la hora de organizar un evento.

10 aspectos a tener en cuenta la hora de organizar un evento

A continuación compartimos diez recomendaciones claves, a tener en cuenta a la hora de planificar, organizar y celebrar de un evento de forma profesional.

1. Innovar

Se creativo, piensa de forma diferente. La mayoría del público que asiste a tu evento, ya habrá asistido a docenas de conferencias, ferias y exposiones, procura que el tuyo sea memorable, una experiencia única, que el recuerdo del evento perdure en la memoria de los asistentes por mucho tiempo.

2. Crea Networking

Asegúrate de que los participantes socialicen y participen, ya que uno de los principales objetivos de los eventos es la interactuación, el conocerse y, puesto que siempre es difícil “romper el hielo” y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la “gamification” (la integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).

3. Identifica al público

Conoce a los asiste al evento y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Tu cliente te ha contratado para que estudies y conozcas bien a las personas a las que dirige el evento, así que, debes esforzarte por conocerles bien, a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas…

4. Valora tu experiencia

Si tu experiencia como organizador de eventos aún es poca, puedes asóciarte con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector y, si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay, literalmente, miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.

5. Establece metas

Y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI) realizada por tu cliente.

6. Wiffi gratis

A la hora de elegir un lugar de celebración para el evento que te han encargado, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea una red robusta y fiable. Si no puedes ofrecer internet gratis a los asistentes, considera la posibilidad de proporcionarles, sin coste, un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio “premium” de pago. Si tu evento no se va retrasmitiendo en vivo a través de las distas redes sociales, debes valorar su éxito.

7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento.

8. Crea un sitio web atractivo e informativo.

Un sitio que de los detalles del pre-evento, del evento y del post-evento un sitio web “responsive” que incluya (versiones para PC, móviles y tablet). Este sitio debe ser actualizado a menudo. Recuerda que Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

9. Las redes sociales, tus grandes aliadas

Ten muy presente, el uso y la atención que prestes a las redes sociales de tu evento, pueden mantenerlo en la palestra antes, durante y después de la celebración del mismo o por el contrario, hacer que pase desapercibido .

10. Graba vídeos.

De la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar, a aquellas personas que no pudieron asistir, lo que se han perdido.

Imagen cortesía: Freedighitalphoto.net |Cartoon Businessman With Checklist Paper Stock Photo|by iosphere|

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